NAMA : Alfian Maulana Abdillah
NPM : 10211579
KELAS : 3 EA 27
DOSEN : Rini Sawitri
SURAT MENYURAT
1. ARTI
DAN FUNGSI SURAT
v Arti
surat
Secara
umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun
karena kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk
membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa
surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila
terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka
kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi. Surat-menyurat
adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan,
penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat
keluar.
v Fungsi
surat
ü Sebagai
alat komunikasi
Dalam
hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang
dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan
usulan, dan sejenisnya.
ü Sebagai
wakil penulis
Pada
fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak
perlu bersusah payah untuk bertemu
dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan
keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut
ü Sebagai
alat bukti historis
Surat
merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai
bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat
digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan
atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
ü Sebagai
pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai
wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan
sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan,
intruksi, surat edaran, dan sebagainya
ü Sebagai
alat pengingat
Surat
dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat
apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam
fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka
lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan
ü Sebagai
alat bukti tertulis
Surat
dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika
terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis.
Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat,
dan sebagainya
ü Sebagai
alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat
dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan
surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
2. SYARAT
– SYARAT SURAT YANG BAIK
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam
penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain
dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal
yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
v Jelas
Jelas
disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si
pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
v Benar
Benar
disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya
(tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
v Sopan
Sopan
disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki
sopan santun.
v Singkat/tidak
terlalu bertele-tele
Singkat
disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi
menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
v Lengkap
Lengkap
disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam
surat.
v Menarik
Menari
disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang
sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan
rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
3. BAHASA
SURAT
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah
bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti
surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang
berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca,
pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya. Pada alinea pembuka yang merupakan
pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus
yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu,
menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan,
dan sebagainya.
4. BAGIAN
BAGIAN SURAT
Bagian-bagian surat yang saya akan
uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat
resmi tersebut adalah sebagai berikut ini:
v Kepala
Surat/ Kop Surat
Kepala
surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas
dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari
pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta
juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
ü Logo
atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
ü Nama
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
ü Alamat
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
ü Nomor
telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah
penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah
yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain
seperti tempat dan tanggal pembuatan.
v Tempat
dan Tanggal Surat
Pencantuman
tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi
mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya
tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa
alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat,
wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta,
12 Mei 2014
Bekasi,
21 April 1994
v Nomor
Surat
Sebuah
surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi
biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang
diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat,
tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi
untuk:
ü Memudahkan
pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila
diperlukan
ü Mengetahui
jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan
ü Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
ü Penunjukan
secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
v Lampiran
Bagian
lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah
berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat
berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
v Hal
Pada
bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan
petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
v Alamat
Dalam
Terdapat
dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di
sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang
dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai
berikut:
ü Kata
"kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata
"kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang
terhormat"
ü Menggunakan
kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
ü Menggunakan
kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju
adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu
ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
ü Di
setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
ü Menuliskan
alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth.
Bapak Jamhari
Kepala
Sekolah SMK Terang Benderang
Jalan
Margahayu Jaya
Brebes,
17113
v Salam
Pembuka
Bagian
surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat.
Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda
koma.
Contoh:
Dengan
hormat,
Salam
pramuka,
Assalamualaikum
wr.wb.
v Isi
Surat
ü Pembuka
Pembuka
merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan
terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
ü Isi
Alendia
isi berisi informasi yang akan disampaikan.
ü Penutup
Sedangkan
alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat
kepada pembaca surat.
v Salam
Penutup
Salam
penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat
saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti
salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
v Nama
Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Setelah
salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
v Tembusan
Tembusan
merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak
mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala
SMK Terang Benderang
2. Pembina
OSIS SMK Terang Benderang
